Visão de Rede

Artigo: Entenda para que servem os protocolos de e-mail: POP, IMAP e SMTP.

Dantas, Maurício Tourinho
Analista de Sistemas
Consultor Técnico da Viewnet Tecnologia da Informação
Escrito em: Mar/2019 e Revisado em: Out/2022


 A área de tecnologia é cheia de siglas, todas elas baseadas na língua Inglesa. Vamos pular a parte que explicamos o que elas significam e vamos logo para a parte que interessa: para que elas servem e como podem nos ajudar.

 O protocolo de e-mail é de uso geral e a dúvida sobre essas siglas ainda persistem entre os usuários menos técnicos. Vamos dividir o e-mail em duas partes: a que recebe mensagens e a que envia mensagens.

 A parte que recebe mensagens, utiliza dois protocolos: POP e IMAP. A Parte que envia mensagens utiliza um protocolo: SMTP.

 Antes de entrar no mérito de explicar cada um, vamos deixar bem claro como o processo de e-mail funciona. Todo e-mail tem duas partes: a primeira é a identificação de cada usuário e a segunda, o domínio ao qual esse usuário pertence. Essas partes são sempre separadas, uma da outra, pelo símbolo do arroba (@). Exemplo: joaodasilva@google.com.br.

 O usuário é joaodasilva e o domínio é google.com.br. No domínio google.com.br só pode existir um único usuário joaodasilva, isso garante que uma mensagem enviada para o usuário joaodasilva seja entregue apenas para ele. Caso tente criar um e-mail no domínio google.com.br e este e-mail já exista, você é avisado e o google te sugere outro nome de usuário, mas você também pode tentar outras combinações únicas para o seu usuário.

 Vamos imaginar que joaodasilva tem um e-mail do domínio do seu trabalho, exemplo: joaodasilva@trabalhodele.com.br. Ele consegue ter esse e-mail porque o domínio dele difere do domínio google.com.br.

 Agora que entendeu o que são usuários e o que são domínios, vamos prosseguir. Cada domínio está associado a um servidor de e-mail. Esse servidor é um computador ligado à Internet que armazena dentro dele todos os usuários de seu domínio e cada usuário tem sua pasta com seus e-mails armazenadas.

 Todo e-mail enviado para joaodasilva@google.com.br irá ser entregue no servidor do google e todo e-mail enviado para joaodasilva@trabalhodele.com.br, será entregue no servidor do “trabalhodele.com.br”.

 Agora vem o dado realmente importante desse artigo, que é desfazer uma ideia que o usuário tem sobre como a mensagem chega até seu computador. A maioria das pessoas que converso, desconhece que as mensagens chegam antes em um servidor e ficam lá até que eu acesse esse servidor e as leia ou manipula.

 Elas imaginam que as mensagens são enviadas diretamente para o computador que eles estão utilizando, e isso é falso. Todas as mensagens enviadas por e-mail são entregues no servidor do seu domínio e elas ficam lá a disposição.

 É aqui que entram em cena, os famosos protocolos: POP, IMAP e SMTP. Quem tem celulares “android” sabe que para usá-lo é necessário criar um e-mail no domínio do google.com.br. Ao ligar o celular, já existe um “APP” (programa) que quando é clicado lhe dá acesso aos e-mails do seu domínio google.com.br. Esse APP faz esse acesso usando o protocolo IMAP. Se você vai acessar seu e-mail do domínio google.com.br pelo computador, você usa uma navegador de internet, que acessa uma interface WEB (chamada de webmail) que se utiliza também do protocolo IMAP para ter acesso aos seus e-mail.

 Muitas pessoas imaginam que quando elas usam essas ferramentas e manipulam os seus e-mails, eles estejam armazenados no seu celular e / ou computador, mas não é verdade. O protocolo IMAP permite manipular os e-mails que ficam armazenados no servidor do seu domínio e em nenhum outro lugar.

 Em resumo, o protocolo IMAP permite que acesse e manipule os e-mails armazenados no servidor de e-mail do seu domínio. Caso você formate seu computador ou perca seu celular, quando reinstalar tudo e for acessar os e-mails, eles estarão lá te esperando e você não perdeu nenhum deles. Agora, se o problema ocorrer no servidor de e-mail e a empresa responsável por administrá-lo não tiver as cópias de segurança das mensagens, você pode perder todos os seus e-mails. Claro que isso é muito difícil de acontecer porque esses servidores de e-mail estão armazenados em locais seguros, mas a possibilidade existe e é real.

 O protocolo POP, tem um comportamento oposto ao do IMAP. Ele via baixar para o seu computador e / ou celular, todos os e-mails que estão no servidor e quando ele acabar de baixá-los, ele vai apagar todos, deixando a sua caixa postal vazia para chegarem novos. Esse ciclo se repete sempre que você clicar no botão baixar mensagens do seu programa de e-mail.

 Dessa forma se o servidor de e-mail tiver algum problema e perder as mensagens lá armazenadas, isso não seria um problema muito grande porque a maior parte das mensagens você já havia baixado para seu dispositivo. O problema é se o seu dispositivo for roubado e / ou danificado, você perde todas as mensagens lá armazenadas.

 Por essa razão, o protocolo IMAP é o mais utilizado que tem. As pessoas preferem manipular as mensagens diretamente no servidor do que baixá-las para seu dispositivo. O problema com isso é que uma hora seu servidor não irá suportar armazenar tanta mensagem e você precisará ir apagando algumas para liberar espaço para chegar novas, ou contratar junto ao seu servidor, mais espaço de armazenamento.

 Esses dois protocolos são responsáveis pelo recebimento dos e-mails, mas em algum momento você precisará enviar um e-mail para alguém. O responsável por isso é o SMTP. Quando você escreve um e-mail e coloca o destinatário(s), o assunto, descreve a mensagem e envia, essa mensagem chega no seu servidor de domínio de e-mail através desse protocolo. Uma vez esta mensagem chegando, ela entra numa fila de saída e é o servidor de e-mail de domínio que é o responsável por entregar todas.

 O SMTP serve para essa função de entregar a sua mensagem ao servidor para que ele quando puder, tente entregar ao destinatário. Caso ele não consiga por alguma razão, ele te manda um e-mail com o motivo de não ter conseguido entregar a mensagem e você fica sabendo que precisará tomar alguma providência com base nessa mensagem de erro. Se não souber identificar o problema, avise ao seu TI dessa mensagem, que ele com certeza, saberá te orientar como proceder.

 Para finalizarmos esse artigo, precisamos falar de segurança. Todos os três protocolos: POP, IMAP e SMTP devem ser configurados com SSL. Essa sigla nova é responsável por criptografar os dados que saem do seu dispositivo até o servidor de domínio do seu e-mail ou vice-versa. Isso é importante porque o nome do usuário e senha do seu e-mail é enviado pela rede até seu servidor e podem ser descobertos por pessoas que estejam interessadas em invadir a sua caixa postal em busca de informações sigilosas.

 Todos os servidores hoje em dia já usam esse protocolo SSL e você como usuário precisa se certificar de que seu programa de e-mail também utuiliza-o. Caso tenha dúvidas sobre isso, consulte o responsável técnico pela TI do seu domínio e cobre dele essa informação.

 Então é somente isso. Agora você já é uma pessoa melhor informada sobre esse importante assunto. Fique a vontade para enviar esse artigo para os seus amigos / parentes para que todos estejam cientes de como tudo isso funcionar e dos cuidados necessários.

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